Cet article est une traduction et adaptation de: https://www.microsoft.com/en-us/worklab/the-art-and-science-of-working-with-ai?apcid=00644070be954b941a510300, publié par Microsoft.
Nous entrons dans une nouvelle ère de productivité alimentée par l’IA. Voici ce que les dirigeants d’entreprise doivent savoir pour préparer leurs organisations et leurs collaborateurs.
Nous [Microsoft] avons beaucoup appris sur la façon dont l’IA va transformer le travail, grâce aux dizaines de milliers de clients et d’employés qui utilisent déjà Microsoft 365 Copilot. Nos premières conclusions montrent qu’il y a à la fois un art et une science à travailler avec l’IA, et que ce que vous en retirez dépend de la façon dont vous posez lui vos questions.
Cette nouvelle façon de travailler est indispensable. Au cours des dernières années, le rythme et le volume du travail n’ont fait qu’augmenter : au cours d’une journée de travail, nos utilisateurs les plus assidus de M365 effectuent en moyenne 18 recherches pour trouver ce dont ils ont besoin, reçoivent plus de 250 emails via Outlook et envoient ou lisent près de 150 conversations Teams, selon les données issues des recherches effectuées sur les services Microsoft 365. Les utilisateurs de Teams dans le monde entier participent à trois fois plus de réunions chaque semaine qu’en 2020. Et sur Windows, certaines personnes utilisent jusqu’à 11 applications en une seule journée pour accomplir leur travail.
L’IA aide à alléger le poids du travail, en augmentant les capacités humaines et en accélérant l’ingéniosité innée de chacun. En apprenant les meilleures pratiques, les dirigeants peuvent permettre à leurs collaborateurs d’embrasser cette nouvelle ère de productivité alimentée par l’IA, et d’en tirer les bénéfices pour leur organisation.
“Travailler avec l’IA, ce n’est pas seulement appuyer sur des boutons. C’est savoir poser les bonnes questions”, déclare Jaime Teevan, Chief Scientist & Technical Fellow chez Microsoft. “Si vous pouvez apprendre l’art et la science de faire cela, l’IA peut vraiment élever le potentiel de vous et de votre organisation et redéfinir les limites de ce qui peut être fait.”
Notre recherche sur la façon d’obtenir le meilleur de l’IA indique une règle générale : plus vous donnez de détails dans vos demandes, meilleure sera la réponse.
J’aime les demandes qui me permettent d’interroger des documents, comme : quels sont les risques évoqués dans ce document ? D’autres demandes peuvent être spécifiques au contenu, comme : quelles sont les forces et les faiblesses de la société X ? Ces demandes me font gagner du temps en me permettant de rassembler des informations plus rapidement. J’aime aussi poser beaucoup de questions via Bing Chat Enterprise sur des données publiques, et demander à voir les données sous différents formats, comme un tableau.
Si vous posez à Microsoft 365 Chat une question simple ou ouverte, il vous répondra de la même manière3. Mais si vous voulez plus de détails et de précision, la question doit être plus pointue. Par exemple, si vous demandez à Copilot : qu’est-ce que j’ai raté hier ? il vous proposera une série de résumés d’e-mails et de chats auxquels vous avez été associé. Pour plus de précision, soyez plus spécifique et détaillé dans la première interaction, par exemple : quels sont mes points d’action d’hier pour le compte Woodgrove ? Cela vous donnera des résultats affinés qui résumeront ce qu’on attend de vous à partir des réunions, des longs fils d’e-mails, des chats disparates et des commentaires dans les présentations et les documents.
“Avec la recherche traditionnelle, les gens se sont habitués à être très concis”, explique Tara Roth, Corporate Vice President of Microsoft 365 Customer Success Engineering. “Vous utilisez quelques mots-clés et vous obtenez beaucoup de liens en retour, puis vous faites beaucoup de traitement par vous-même. Avec les demandes, vous pouvez être plus verbeux et descriptif sur ce que vous voulez obtenir les réponses les plus précises et pertinentes.”
Notre recherche montre qu’il y a quatre éléments clés d’une demande réussie : commencez par avoir en tête ce que vous voulez que Copilot fasse ; mettez en place le contexte ou les détails ; définissez les paramètres, tels que les dates spécifiques, les documents ou les e-mails auxquels Copilot doit se référer ; et adaptez la livraison, c’est-à-dire la façon dont vous voulez que Copilot présente sa réponse.
Pour obtenir la meilleure réponse, il est important de savoir comment formuler et exprimer votre demande à Copilot. Cet exemple, à utiliser de préférence dans Microsoft 365 Chat, met en évidence les éléments les plus importants à prendre en compte9.
Une fois par semaine, pour me tenir informé et me préparer aux réunions avec les partenaires RH mondiaux, je demande à Copilot :
Quels sont les principaux défis auxquels sont confrontées les organisations RH mondiales cette semaine de septembre 2023 ?
Les tendances RH aux États-Unis pour septembre 2023 sont-elles différentes des tendances RH en Allemagne pour septembre 2023 ?
Montrez-moi les recherches RH dans tous nos bureaux mondiaux au cours des trois derniers mois, 2023.
Il ouvre la porte aux possibilités plutôt que de simplement arriver à une conclusion.
Soyez créatif et expérimentez différents styles pour trouver les réponses qui correspondent à vos besoins. Essayez de préciser le ton (neutre, décontracté, professionnel) ou de donner des indications sur le type de langage à utiliser, par exemple un langage qu’une personne non technique pourrait comprendre. Les analogies, les poèmes et même les allégories historiques (quel est un moment de l’histoire que je peux utiliser pour expliquer le message central de ce document ?) peuvent être des moyens utiles pour vous aider à traiter l’information.
Il est également utile de donner à Copilot un point de vue à partir duquel répondre. Cela implique généralement d’expliquer qui vous êtes et ce que vous essayez d’atteindre afin que l’IA puisse se mettre à votre place : vous êtes un responsable des médias sociaux qui rédige du contenu pour LinkedIn. Vous êtes un responsable marketing produit qui travaille sur une nouvelle campagne. Vous êtes un tuteur en codage qui sait bien expliquer Python aux étudiants. Vous pouvez également demander une réponse dans le style d’un personnage ou d’une approche spécifique, comme dites-moi comment résoudre ce problème avec l’expertise d’un professeur de commerce de Stanford, ou apprenez-moi ce concept ésotérique de l’entreprise d’une manière qu’une personne non technique pourrait comprendre.
Une autre bonne pratique : demandez à Copilot d’expliquer comment il est arrivé à une réponse. “Si vous demandez au modèle de s’expliquer, il produira une meilleure réponse”, dit Teevan. “C’est similaire à la façon dont les professeurs de mathématiques demandent aux élèves de montrer leur travail : ils obtiennent de meilleures réponses des enfants.”
L’IA excelle dans l’imitation : les grands modèles linguistiques fonctionnent en mimant les conversations humaines. Essayez donc de donner des exemples de ce à quoi vous voulez que la sortie ressemble. Écrivez un slogan accrocheur pour une nouvelle marque de dentifrice qui blanchit les dents et rafraîchit l’haleine, en utilisant l’exemple suivant comme source d’inspiration : “Les bonnes choses ne changent jamais.”
Il est également utile de penser à notre relation avec l’IA à travers une analogie sportive, disent les chercheurs Jake Hofman, Dan Goldstein et David Rothschild, qui étudient la cognition augmentée par l’IA chez Microsoft. À une extrémité du spectre, disent les chercheurs, l’IA peut fonctionner comme un stéroïde, donnant aux gens un coup de pouce surhumain à court terme : des brouillons d’e-mails instantanés ! du contenu rapide pour les médias sociaux ! – lorsqu’ils délèguent simplement le travail à l’IA. Au milieu du spectre, l’IA est comme une chaussure de course de haute qualité : elle peut accélérer les tâches routinières et chronophages (comme le nettoyage et le reformatage des données), libérant du temps et rendant les gens plus productifs sur le moment sans conséquences à long terme. Là où l’IA commence à vraiment transformer le travail, c’est à l’autre extrémité du spectre, lorsqu’elle sert de coach, améliorant les capacités propres des gens au fil du temps au lieu de simplement les assister sur le moment. Avec une conception et une utilisation réfléchies, expliquent les chercheurs, les outils d’IA peuvent augmenter les capacités innées des personnes – ce qui entraîne des gains de productivité sans précédent.
L’itération est fondamentale!
L’une des erreurs les plus courantes que les gens font avec l’IA est d’abandonner après un seul essai qui donne un résultat moins qu’idéal. Travailler avec l’IA n’est pas une voie à sens unique, où vous donnez simplement une commande et obtenez une réponse. C’est un processus dynamique et interactif, où vous et votre Copilot co-créez du contenu, résolvez des problèmes complexes et apprenez de nouvelles informations en fonction de vos objectifs, de vos attentes et de vos commentaires. Et votre première demande n’est que le début.
« C’est le premier tour de manivelle », déclare Jon Friedman, vice-président de Microsoft en charge du design et de la recherche. « Vous pouvez lui demander d’ajuster les choses, de les éditer ou d’ajouter ce qui manque. La collaboration se fait en allers-retours, en mettant des informations, en obtenant quelque chose en retour, en posant des questions, en apprenant – en ayant une conversation. »
À mesure que vous fournissez plus de détails et de contexte, cette conversation aide Copilot à comprendre ce que vous voulez et à générer des résultats plus pertinents. Elle permet également à chacun d’apprendre : en demandant à Copilot d’expliquer, de résumer ou de paraphraser quelque chose, vous pouvez acquérir de nouvelles idées et perspectives.
Donnez-lui des retours lorsque ses résultats sont bons ou mauvais afin qu’il puisse apprendre de vos attentes et améliorer ses performances. Cette phrase est trop vague, pouvez-vous être plus précis ? Merci, c’est bien mieux. Pouvez-vous ajouter une phrase qui résume le point principal du paragraphe ?
Supposons que vous ayez besoin de vous préparer pour une présentation. Vous pourriez commencer par taper : « Veuillez créer un storyboard pour un discours d’une heure où je dois engager une salle pleine de commerciaux sur notre nouvelle approche de la durabilité. Utilisez ces fichiers comme toile de fond. »
Une fois que Copilot partage un brouillon, vous pouvez faire un suivi. Ajoutez un message clé pour chaque section, ou c’est génial, mais j’aimerais plus de détails sur pourquoi un commercial s’intéresserait à cela. Continuez jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Copilot ne se décourage pas, alors demandez plusieurs options : Donne-moi 10 idées pour un paragraphe d’introduction ; réécrivez cette section dans cinq styles distincts ; donne-moi trois analogies qui pourraient résonner avec ce public.
« Tout travail est itératif », déclare Colette Stallbaumer, directrice générale de Microsoft 365 et du futur du travail3. « Que ce soit seul ou avec d’autres personnes, cela implique plusieurs cycles de raffinement et d’amélioration. C’est la même chose lorsque vous travaillez aux côtés de l’IA. »
L’expérimentation est essentielle. Soyez créatif avec différentes sollicitations, retours et améliorations jusqu’à ce que vous trouviez ce qui fonctionne le mieux pour vos besoins. Et soyez poli : les règles élémentaires de l’étiquette, comme dire s’il vous plaît et merci, vont loin. L’IA générative est formée sur des conversations humaines, donc lorsqu’elle enregistre la politesse, elle est plus susceptible d’être polie en retour – ce qui peut améliorer les performances et la réactivité et créer un environnement de travail plus collaboratif. Pensez-y comme un partenaire dans un dialogue créatif, où plus vous apprenez de Copilot, plus Copilot apprend de vous.
Construire de nouvelles habitudes de travail
L’ère du PC a démocratisé l’accès au traitement de texte, une technologie alors révolutionnaire. L’ère de l’IA offre ce que le directeur scientifique de Microsoft Eric Horvitz appelle le « processeur d’idées » : un partenaire toujours disponible, jamais fatigué, qui peut vous aider à réfléchir à tout.
“Tout comme notre cerveau synthétise les informations pour générer des pensées créatives, l’IA peut générer, affiner et connecter des idées à travers un vaste paysage de connaissances”, dit Horvitz. « Cela augmente notre propre intellect. »
Supposons que vous ayez besoin d’un avis rapide sur un e-mail ou un rapport délicat, le plus vite possible. Avant l’IA, vous pourriez contacter un collègue de confiance, en espérant qu’il verra votre message et qu’il aura du temps pour vous entre ses propres réunions et listes de tâches. Teevan dit que l’une de ses façons préférées d’utiliser Copilot est d’obtenir des retours sur son travail, comme des e-mails difficiles qu’elle doit envoyer. “Je pourrais dire : ‘Je m’apprête à envoyer cet e-mail à ce groupe de personnes.’ Je me décrirais moi-même et je décrirais mon public, puis je demanderais : ‘Quels sont les points sensibles que vous pensez que les gens pourraient avoir ?’ Une fois que j’aurais obtenu ces points, je dirais ensuite : ‘Pouvez-vous me suggérer trois façons de répondre à chacun de ces points sensibles ?’ Je l’utilise pour voir les trous et les risques que je n’aurais peut-être pas imaginés.”
Selon les données de notre enquête Work Trend Index 2023, les travailleurs de l’information qui ont dit qu’ils n’avaient pas assez de temps et d’énergie dans leur journée étaient près de 2 fois plus susceptibles de dire qu’ils pourraient atteindre des performances élevées s’ils avaient un assistant personnel. L’IA offre à chaque membre de votre personnel un interlocuteur personnel chaque fois qu’il en a besoin, qui dispose de réserves infinies de temps et d’énergie.
Le potentiel est énorme, mais travailler avec l’IA nécessite de construire de nouvelles habitudes de travail. Bien qu’elle ne remplacera jamais (SIC) la magie du brainstorming avec d’autres personnes, elle rend la collaboration rapide beaucoup plus accessible – en particulier pour les équipes flexibles et distribuées qui ne sont pas dans le même bureau ou le même fuseau horaire. En fait, Copilot peut même améliorer la collaboration avec votre équipe : Demandez-lui simplement de repérer les questions non résolues lors d’une réunion Teams ou de suggérer des points de discussion potentiels lors de la co-création dans Loop. Vous pouvez également utiliser le nouveau Copilot Lab pour expérimenter des sollicitations, partager vos préférées avec vos collègues et vous inspirer.
Copilot ne réussira pas à chaque fois ; nous aimons dire que ces résultats sont “utilement faux”. De cette façon, dit Sumit Chauhan, vice-président du groupe produit Office chez Microsoft, c’est similaire à lorsque vous faites un brainstorming avec une personne. Bien que ce qu’elle suggère n’est pas toujours juste, explique-t-elle, ces idées l’aident à affiner sa propre réflexion.
Rarement la suggestion d’un individu est l’idée qui vaut des millions7. Mais des suggestions pas tout à fait justes peuvent stimuler vos propres jus créatifs – vous aidant, vous et votre équipe, à trouver cette idée. “C’est une autre information qui m’aide à trouver une réponse”, dit Chauhan. Il en va de même pour l’IA : sur 10 suggestions pour un titre accrocheur de présentation, une peut susciter une inspiration, conduisant à la phrase parfaite.
Alléger notre travail
Nous sommes tous aux prises avec le poids du travail. Nous sommes submergés par l’information, les délais et le flot incessant de la communication. L’IA peut nous aider – non seulement en rendant le travail plus facile ou plus rapide, mais aussi en le rendant plus épanouissant. Lorsque nous n’avons pas besoin de dépenser autant d’énergie cognitive pour comprendre ce qui s’est passé lors de cette réunion, pour nous mettre à jour sur les e-mails ou pour trouver ce document de ce chat de la semaine dernière, nous pouvons consacrer plus de temps au fond de notre travail – et à notre raison de le faire.
