Comprendre les Types de Groupes dans Microsoft 365 : Guide Complet et Révisé

Microsoft 365 offre une gamme étendue d’outils de collaboration soutenus par divers types de groupes et objets collaboratifs. Ces entités facilitent la communication, la collaboration, et la gestion de la sécurité au sein des organisations. Voici une liste des types de groupes :

Groupes Microsoft 365 : Conçus pour la collaboration, offrant des espaces de travail partagés avec des adresses mail, des calendriers, et un accès intégré à SharePoint, Planner, Outlook et Microsoft Teams.
Groupes de Sécurité dans Microsoft 365 : Utilisés pour contrôler l’accès aux ressources et services Microsoft 365, sans capacité de messagerie par défaut.
Groupes de Sécurité à Extension de Messagerie : Combinent les fonctionnalités de gestion des permissions des groupes de sécurité avec la capacité d’envoyer et de recevoir des mails.
Listes de Distribution : Utilisées principalement pour la communication par mail à un ensemble de personnes, sans fonctionnalités de collaboration avancées comme le partage de fichiers ou les calendriers partagés.
Groupes Dynamiques Exchange : Spécifiques à Exchange Online pour la distribution de mails, où les membres sont automatiquement mis à jour en fonction des attributs des utilisateurs.
Boîtes aux Lettres Partagées : Permettent à plusieurs utilisateurs de gérer une adresse mail commune sans nécessiter une licence individuelle pour chaque utilisateur, principalement pour les mails et sans fonctionnalités collaboratives.
Groupes de Sécurité créés dans Entra (Azure AD) : Permettent une gestion des accès et des permissions aux ressources cloud, avec la possibilité pour certains d’être à extension de messagerie.
Groupes Dynamiques Entra (Azure AD) : Les membres sont automatiquement ajoutés ou retirés en fonction des attributs des utilisateurs, utilisés pour l’automatisation de la gestion des accès et permissions.
Groupes SharePoint : Spécifiques à SharePoint, utilisés pour gérer les permissions et l’accès aux sites et contenus SharePoint.
Équipes Microsoft Teams : Fournissent un espace de collaboration intégré pour les discussions en temps réel, le partage de fichiers, et la gestion de projets, soutenus par un groupe Microsoft 365 sous-jacent cf.1.
Canaux Microsoft Teams : Sous-divisions au sein des équipes Teams pour organiser les discussions et le partage de contenu autour de sujets ou projets spécifiques.

Chacun de ces types de groupes répond à des besoins spécifiques en matière de collaboration, de communication, et de gestion des accès dans Microsoft 365, offrant une gamme d’options pour optimiser la productivité et la sécurité organisationnelles.

Cet article explore les différents types de groupes et objets similaires disponibles dans votre tenant, soulignant leurs fonctions spécifiques, la possibilité d’utilisation comme récipients de messagerie, les plateformes de création et leur périmètre d’exploitation.

1 Groupes Microsoft 365

Conçus entre autres pour la collaboration dans Microsoft Teams, SharePoint Online et Outlook. Ces groupes offrent un espace de travail partagé pour les mails, les fichiers, les calendriers et bien plus.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Portail d’administration de Microsoft 365, portail Entra, PowerShell	Teams, SharePoint Online, Planner	Oui

Les Groupes Microsoft 365, anciennement connus sous le nom d’Office Groups, représentent une innovation clé dans la suite de productivité cloud de Microsoft, offrant une plateforme intégrée pour la collaboration et le partage d’informations au sein des organisations. Voici un aperçu de leur intérêt et des situations où leur utilisation pourrait ne pas être indiquée.

1.1 Intérêt des Groupes Microsoft 365

Collaboration Simplifiée : Les Groupes Microsoft 365 facilitent la collaboration en regroupant divers outils de productivité sous une même entité. Chaque groupe dispose d’une boîte de réception partagée, d’un calendrier, d’un notebook OneNote, d’un planificateur de tâches et d’un espace SharePoint dédié, permettant aux membres de collaborer efficacement.
Intégration avec Microsoft Teams : Chaque groupe peut être facilement intégré à Microsoft Teams, offrant ainsi un espace pour les discussions en temps réel, les réunions vidéo, et le partage de fichiers dans le contexte du groupe.
Gestion des Accès Facile : La gestion des membres et des permissions est centralisée, facilitant l’ajout ou la suppression de membres et la définition de leurs rôles au sein du groupe.
Automatisation et Fluidité : Les Groupes Microsoft 365 s’intègrent avec les flux de travail automatisés via Power Automate, permettant de rationaliser les tâches répétitives et d’améliorer l’efficacité.

1.2 Limitations et Cas où leur Utilisation n’est pas Recommandée

Projets de Grande Envergure : Pour les très grands projets impliquant de nombreux sous-groupes et nécessitant une gestion fine des permissions, la structure plate des Groupes Microsoft 365 peut s’avérer limitative. Dans ces cas, une combinaison de plusieurs groupes ou l’utilisation de solutions plus spécialisées pourrait être préférable.
Confidentialité Stricte : Bien que les Groupes Microsoft 365 permettent de gérer les permissions, pour des projets nécessitant un niveau élevé de confidentialité ou de sécurité, l’utilisation de canaux privés dans Microsoft Teams ou de sites SharePoint avec des permissions plus granulaires peut être plus appropriée.
Complexité de Gestion : Pour les organisations ayant déjà un large éventail de groupes SharePoint ou d’autres types de groupes, l’ajout de Groupes Microsoft 365 peut compliquer la gestion et la navigation entre les différents types de groupes.
Dépendance aux Services Cloud : Les Groupes Microsoft 365 reposent entièrement sur les services cloud de Microsoft. Les organisations avec des exigences strictes en matière de stockage de données on-premise pourraient trouver cette dépendance problématique.

1.3 Conclusion

Les Groupes Microsoft 365 sont un outil puissant pour la collaboration et la communication au sein des organisations, intégrant de manière transparente divers services Microsoft 365. Cependant, leur structure et fonctionnalités peuvent ne pas convenir à tous les scénarios, particulièrement pour les projets de grande envergure ou ceux nécessitant des niveaux élevés de personnalisation et de contrôle de sécurité. Comme pour tout outil technologique, il est crucial d’évaluer soigneusement les besoins spécifiques de votre projet ou organisation avant de décider d’adopter les Groupes Microsoft 365 comme solution de collaboration.

Microsoft met en avant ce type d’objet à tort et à travers, y compris en s’adressant aux simples utilisateurs. La création de tels groupes étant active par défaut pour les non-administrateurs, ceux-ci créent souvent des groupes Microsoft 365 de façon anarchique. Or ces groupes sont des objets lourds : Chaque groupe Microsoft 365 génère un site intranet SharePoint, un annuaire, un calendrier, un espace de prise de note, etc. Il est donc préférable dès le départ d’interdire la création de tels groupes sans l’approbation d’un administrateur.

A noter que de nombreux scénarios génère ainsi un groupe Microsoft 365 :

Création d’un plan dans Planner.
Création d’un groupe Yammer.
Création d’une équipe TEAMS
Création d’un groupe dans Outlook.
Création d’un groupe Microsoft 365…

Pour éviter la pollution de l’environnement par des groupes anarchiques, il est également recommandé de configurer une expiration automatique des groupes. Par exemple, tout groupe non utilisé durant une période de 1 an sera alors proposé à l’effacement auprès de son propriétaire ou des administrateurs. Cette fonctionnalité se gère dans Entra.

Nous recommandons un usage parcimonieux des Groupes Microsoft 365.

1.4 Scénarios d’usage

Un responsable d’équipe met en place un projet de campagne. Il souhaite fédérer l’ensemble des activités en rapport avec son projet. Un groupe Microsoft 365 sera créé portant le nom du projet.
Un responsable commercial souhaite constituer une task force pour approcher un prospect ou fédérer les activités en rapport avec un client particulier. Un groupe Microsoft 365 sera créé au nom du client.
Un chef d’équipe souhaite structurer la collaboration de ses collaborateurs. Un groupe Microsoft 365 sera créé portant le nom de son équipe.

2 Listes de Distribution

Utilisées pour diffuser des informations via mail à des groupes de personnes. Elles ne supportent pas les fonctionnalités collaboratives comme le partage de fichiers ou calendriers.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Microsoft 365, Microsoft Exchange, PowerShell	Principalement pour la distribution d’mails	Non

Les listes de distribution dans Microsoft 365, également connues sous le nom de groupes de distribution, sont un type de groupe spécifiquement conçu pour faciliter la communication par mail au sein d’une organisation. Elles permettent d’envoyer des mails à des groupes de personnes sans avoir à entrer individuellement chaque adresse mail. Voici une exploration de leur utilité ainsi que des situations où leur utilisation pourrait ne pas être optimale.

2.1 Intérêt des Listes de Distribution

Communication Efficace : Les listes de distribution simplifient la communication en permettant aux utilisateurs d’envoyer des messages à de multiples destinataires simultanément, ce qui est idéal pour les annonces générales, les newsletters internes, et les communications d’équipe.
Facilité de Gestion : Les administrateurs peuvent facilement créer, modifier ou supprimer des listes de distribution via le centre d’administration Exchange ou PowerShell, ce qui facilite la gestion des groupes de communication au sein de l’entreprise.
Personnalisation : Les listes peuvent être configurées pour inclure n’importe quel ensemble d’utilisateurs, qu’ils fassent partie ou non de votre organisation, offrant ainsi une grande flexibilité dans la composition des groupes de communication.
Intégration avec Outlook : Les listes de distribution sont pleinement intégrées à Outlook, permettant aux utilisateurs de sélectionner facilement des groupes lors de l’envoi d’emails sans nécessiter d’accès à des services ou applications supplémentaires.

2.2 Limitations et Cas où leur Utilisation n’est pas Recommandée

Manque de Fonctionnalités Collaboratives : Contrairement aux Groupes Microsoft 365, les listes de distribution ne fournissent pas de fonctionnalités collaboratives telles que le partage de fichiers, les calendriers partagés ou les espaces de travail intégrés. Elles sont limitées à la communication par mail.
Gestion des Permissions : Les listes de distribution n’offrent pas de gestion fine des permissions pour le contrôle d’accès aux ressources partagées, ce qui peut être un inconvénient pour la gestion de projets ou d’équipes nécessitant un accès contrôlé à l’information.
Interactivité Limitée : Les réponses aux mails envoyés via une liste de distribution sont dirigées soit vers l’expéditeur original, soit vers la liste entière, ce qui peut limiter les discussions interactives et structurées entre les membres.
Mise à Jour Manuelle : Les membres des listes de distribution doivent être gérés manuellement. Pour les organisations dynamiques avec des changements fréquents dans la composition des équipes, cela peut représenter une charge administrative significative.

2.3 Conclusion

Les listes de distribution sont un outil précieux pour simplifier et organiser la communication par mail au sein des organisations. Elles sont particulièrement utiles pour diffuser des informations à un large groupe de personnes. Cependant, pour des besoins de collaboration plus complexes nécessitant des fonctionnalités au-delà de la simple messagerie, d’autres types de groupes comme les Groupes Microsoft 365 peuvent être plus appropriés. Comprendre les spécificités et limitations des listes de distribution est essentiel pour choisir l’outil de communication le plus adapté à vos besoins organisationnels.

Nous recommanderions plutôt d’utiliser systématiquement un groupe de sécurité à extension de messagerie, plutôt qu’une simple liste de distribution, afin de pouvoir y faire référence en tant que groupe de sécurité. Cela évite également la redondance des objets et de leurs adresses de messagerie.

2.4 Scénarios d’usage

Ce type de groupe est obsolète et ne devrait plus être utilisé. Reportez-vous sur un groupe de sécurité à extension de messagerie, créé dans l’interface d’administration Microsoft 365.

3 Groupes de Sécurité Créés dans Microsoft 365

Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365, y compris mais non limité à SharePoint, Teams, et OneDrive.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Portail d’administration de Microsoft 365	Orientés vers l’accès aux fonctionnalités de Microsoft 365.	Non

Les groupes de sécurité créés dans l’administration de Microsoft 365 jouent un rôle crucial dans la gestion des accès et des permissions au sein des services et applications de l’écosystème Microsoft 365. Ils permettent aux administrateurs de regrouper des utilisateurs, des ordinateurs, des comptes de service et même d’autres groupes dans des entités uniques pour une gestion simplifiée de la sécurité. Voici une exploration plus approfondie de leur utilité et des cas où leur usage pourrait être limité ou inapproprié.

3.1 Intérêt des Groupes de Sécurité dans Microsoft 365

Gestion Centralisée des Accès : Les groupes de sécurité facilitent la gestion centralisée des permissions, permettant aux administrateurs d’attribuer ou de révoquer l’accès à des ressources Microsoft 365 pour plusieurs utilisateurs simultanément.
Sécurité Améliorée : En regroupant les utilisateurs par rôle, département ou tout autre critère pertinent, les groupes de sécurité aident à appliquer des politiques de sécurité cohérentes et à réduire le risque d’accès non autorisé.
Flexibilité : Les administrateurs peuvent créer des groupes de sécurité pour répondre à divers besoins organisationnels, comme l’accès restreint à des informations sensibles ou la collaboration sur des projets spécifiques.
Intégration avec d’Autres Services : Ces groupes peuvent être utilisés non seulement pour gérer l’accès aux applications standard de Microsoft 365, mais aussi pour des services supplémentaires intégrés, tels que SharePoint Online, Teams, et Azure.

3.2 Limitations et Cas où leur Utilisation n’est pas Recommandée

Complexité pour les Grandes Organisations : Dans les très grandes organisations avec des structures complexes, la gestion des groupes de sécurité peut devenir fastidieuse, surtout sans une stratégie claire de nommage et de classification.
Manque de Fonctionnalités Collaboratives : Contrairement aux Groupes Microsoft 365, les groupes de sécurité sont principalement destinés à la gestion des accès et ne fournissent pas d’espace de travail collaboratif intégré, comme des boîtes de réception partagées ou des espaces SharePoint.
Administration Nécessitant des Connaissances Techniques : La création et la gestion efficaces des groupes de sécurité peuvent nécessiter une compréhension approfondie des principes de sécurité et des besoins spécifiques de l’organisation, ainsi que des compétences techniques pour l’utilisation des outils d’administration.

3.3 Conclusion

Les groupes de sécurité créés dans l’administration de Microsoft 365 sont essentiels pour une gestion efficace de la sécurité et des permissions au sein des services Microsoft 365. Ils offrent aux administrateurs un moyen puissant de contrôler l’accès aux ressources critiques et de simplifier la gouvernance de la sécurité. Cependant, pour les besoins de collaboration et de communication au sein des équipes, d’autres types de groupes, comme les Groupes Microsoft 365, peuvent être plus appropriés.

3.4 Scénarios d’usage

Ce type de groupe est obsolète et ne devrait plus être utilisé. Il est préférable de systématiquement créer un groupe de sécurité à extension de messagerie créé dans l’interface d’administration Microsoft 365.

4 Groupes de Sécurité Créés dans Entra (Azure AD)

Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365, y compris mais non limité à SharePoint, Teams, et OneDrive.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Configurable	Portail Azure PowerShell	Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365, y compris mais non limité à SharePoint, Teams, et OneDrive.	Oui

Les groupes de sécurité Entra, qui existaient déjà sous Azure Active Directory (Azure AD), sont des éléments fondamentaux pour la gestion des accès et des identités dans l’écosystème Microsoft Cloud, y compris Microsoft 365. Ces groupes permettent aux administrateurs de regrouper les utilisateurs et d’autres objets de sécurité de manière logique pour faciliter l’attribution des permissions à des ressources cloud et la gestion de l’accès. Voici une exploration de leur utilité, ainsi que des considérations sur quand et pourquoi leur utilisation pourrait être limitée.

Il est possible de convertir un groupe de sécurité Entra en groupe à extension de messagerie via PowerShell.

4.1 Intérêt des Groupes de Sécurité Entra

Gestion des Accès Granulaire : Les groupes de sécurité Entra permettent une gestion des accès et des permissions précise et granulaire aux applications et services cloud de Microsoft, y compris Microsoft 365, Azure, et les applications tierces intégrées.
Automatisation et Efficacité : En utilisant des groupes de sécurité, les administrateurs peuvent automatiser l’attribution des permissions, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour gérer manuellement les accès individuels.
Sécurité et Conformité : Ils aident les organisations à maintenir des politiques de sécurité cohérentes et à respecter les exigences de conformité en contrôlant précisément qui a accès à quoi.

4.2 Limitations et Considérations

Complexité dans la Gestion : Pour les grandes organisations avec des structures d’utilisateurs complexes, la configuration et la gestion des groupes de sécurité Entra peuvent devenir complexes, nécessitant une planification et une gestion détaillées.
Pas de Capacités de Collaboration Directe : À l’instar des groupes de sécurité créés dans l’administration de Microsoft 365, les groupes de sécurité Entra sont axés sur la sécurité et la gestion des accès, sans fournir de fonctionnalités collaboratives intégrées comme les boîtes de réception partagées ou les espaces de travail collaboratifs.

Groupes Dynamiques Entra (Azure AD)

Bien que leur utilisation principale ne soit pas la collaboration, les groupes dynamiques dans Azure AD peuvent être utilisés pour attribuer automatiquement des licences Microsoft 365 aux utilisateurs en fonction de leurs attributs. Cela représente un autre usage des groupes pour gérer efficacement les ressources et l’accès aux services.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Non	Portail Entra	Automatisation de la gestion des membres basée sur des attributs. Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365, y compris mais non limité à SharePoint, Teams, et OneDrive.	Oui

Contrairement aux groupes de sécurité Entra statiques, il n’est pas possible de convertir un groupe de sécurité Entra dynamique en groupe à extension de messagerie, en tout cas à date de rédaction.

4.3 Intérêt des Groupes de Sécurité Dynamiques Entra

Entra (Azure AD) permet la création de groupes dynamiques dont les membres sont automatiquement mis à jour en fonction des attributs des utilisateurs, offrant ainsi une gestion des accès agile et réactive aux changements organisationnels.

4.4 Limitations et Considérations

Complexité dans la Gestion : Pour les grandes organisations avec des structures d’utilisateurs complexes, la configuration et la gestion des groupes de sécurité Entra peuvent devenir complexes, nécessitant une planification et une gestion détaillées.
Nécessité de Connaissances Techniques : La mise en place de groupes dynamiques et la gestion avancée des permissions dans Entra (Azure AD) demandent une compréhension approfondie des principes de sécurité cloud et des attributs d’utilisateur dans Azure AD.
Pas de Capacités de Collaboration Directe : À l’instar des groupes de sécurité créés dans l’administration de Microsoft 365, les groupes de sécurité Entra sont axés sur la sécurité et la gestion des accès, sans fournir de fonctionnalités collaboratives intégrées comme les boîtes de réception partagées ou les espaces de travail collaboratifs.

4.5 Conclusion

Les groupes de sécurité Entra sont essentiels pour une gestion sécurisée et efficace des accès aux ressources et services dans le cloud Microsoft. Ils offrent aux organisations la flexibilité et la puissance nécessaires pour gérer les permissions de manière dynamique et adaptée à leur environnement. Toutefois, leur utilisation optimale requiert une bonne compréhension des outils et des stratégies de sécurité cloud, ainsi qu’une planification attentive pour éviter une complexité excessive.

4.6 Scénarios d’usage

Une entreprise utilise un groupe de sécurité Entra pour gérer l’accès à son application de gestion de projet basée sur le cloud. Les membres du groupe sont automatiquement mis à jour en fonction de leur département, assurant que seuls les employés actuels du département de gestion de projet ont l’accès.
Une organisation utilise un groupe de sécurité Entra pour attribuer des licences Microsoft 365 aux nouveaux employés. Dès qu’un nouvel employé est ajouté à l’organisation avec un rôle spécifique dans leur profil Azure AD, il est automatiquement ajouté au groupe, lui octroyant les outils nécessaires pour commencer à travailler immédiatement.

5 Groupes SharePoint

Usage restreint à la gestion de permissions dans SharePoint. Spécifiques à SharePoint, ils servent à gérer les permissions et l’accès aux sites et contenu SharePoint. Ces groupes sont un reliquat des premières versions de SharePoint On Premise et il est préférable de minimiser leur exploitation au profit de vrais groupes de sécurité.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Non	SharePoint	Gestion des permissions SharePoint	Non

Les groupes SharePoint sont spécifiques à la plateforme SharePoint, tant dans sa version en ligne (SharePoint Online) que sur site (SharePoint Server), et jouent un rôle crucial dans la gestion des permissions et l’accès au contenu des sites SharePoint. Ces groupes permettent une organisation structurée des droits d’accès, facilitant ainsi la collaboration sécurisée au sein des équipes et des organisations. Voici un aperçu détaillé de leur utilité et des considérations pour leur emploi.

5.1 Intérêt des Groupes SharePoint

Gestion Fine des Permissions : Les groupes SharePoint permettent aux administrateurs de sites de définir des niveaux d’accès détaillés pour différents utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, assurant que les personnes appropriées aient les bons niveaux d’accès aux informations pertinentes.
Simplification de l’Administration : En regroupant les utilisateurs avec des besoins d’accès similaires, la gestion des permissions devient plus simple et plus intuitive, réduisant le risque d’erreurs dans l’attribution des droits.
Support pour la Collaboration : Ils facilitent la collaboration au sein de SharePoint en définissant clairement qui peut voir, modifier, ou partager du contenu au sein des sites et des bibliothèques de documents.
Flexibilité : Les administrateurs peuvent créer des groupes personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques de collaboration et de gestion des accès, en plus des groupes par défaut proposés par SharePoint.

5.2 Limitations et Considérations

Complexité avec de Multiples Sites : Dans les environnements SharePoint avec de nombreux sites et sous-sites, la gestion des groupes peut devenir complexe, surtout si les permissions doivent être finement ajustées à travers une structure de site étendue.
Interopérabilité Limitée : Bien que les groupes SharePoint soient excellents pour gérer l’accès au sein de SharePoint, ils n’offrent pas la même interopérabilité avec d’autres services Microsoft 365 que les Groupes Microsoft 365, par exemple.
Migration et Évolution : Avec l’évolution de Microsoft 365 vers des solutions de collaboration plus intégrées comme Teams, qui repose sur des Groupes Microsoft 365, les organisations pourraient rencontrer des défis lors de la migration ou de l’intégration de leurs solutions de collaboration basées sur SharePoint.
Redondance Potentielle : L’utilisation des groupes SharePoint en parallèle avec d’autres types de groupes dans Microsoft 365 peut créer une redondance et une confusion dans la gestion des permissions si elle n’est pas correctement planifiée et gérée.

5.3 Conclusion

Les groupes SharePoint sont un outil puissant pour la gestion des permissions au sein de sites SharePoint, offrant aux administrateurs une méthode organisée pour contrôler l’accès au contenu. Cependant, dans le contexte plus large de Microsoft 365, il est important de comprendre comment ils s’intègrent aux autres outils de collaboration et de gestion des identités et accès, tels que les groupes Microsoft 365 et les groupes de sécurité Entra.

Nous recommandons l’abandon des groupes SharePoint au profit de groupes de sécurité Entra (Azure AD).

6 Groupes Créés dans Exchange Online

Les groupes créés spécifiquement dans Exchange Online, bien qu’apparentés aux listes de distribution, offrent des capacités de messagerie avancées et peuvent être utilisés pour des scénarios de communication spécifiques.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Centre d’administration Exchange, PowerShell	Communication mail, règles de transport	Non

Groupes Dynamiques Exchange

Principalement utilisés pour la communication par mail. Les membres du groupe sont automatiquement mis à jour en fonction des attributs utilisateur, ce qui en fait une option efficace pour les organisations avec des besoins de communication fluctuants ou basés sur des critères spécifiques.

Contrairement aux listes de distribution statiques, les groupes dynamiques ne nécessitent pas de mise à jour manuelle de l’adhésion. Les membres sont ajoutés ou retirés du groupe en fonction des critères définis, assurant ainsi que les communications sont toujours pertinentes et à jour.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Centre d’administration Exchange, PowerShell	Communication mail, règles de transport	Non

Les groupes dynamiques Exchange sont conçus spécifiquement pour la distribution d’emails. Ils permettent d’envoyer des mails à des groupes d’utilisateurs qui sont automatiquement déterminés selon des critères spécifiques (par exemple, le département ou le poste occupé).

Contrairement aux groupes de sécurité créés soit dans le portail d’administration de Microsoft 365 soit dans Entra (Azure AD), les groupes dynamiques Exchange ne peuvent pas être utilisés pour gérer l’accès aux ressources ou les permissions dans d’autres services Microsoft 365 comme SharePoint Online, Microsoft Teams, etc. Ils n’ont pas de capacité de sécurité intrinsèque et sont absents des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) ou des listes de contrôle d’accès (ACLs) dans les services Microsoft.

Leur gestion est distincte de celle des groupes de sécurité ou des groupes Microsoft 365, avec un focus sur les critères de sélection des membres basés sur les attributs de l’utilisateur dans Azure AD.

6.1 Conclusion

Il n’y a désormais peu d’intérêt à utiliser des Groupes Exchange, tout comme pour les Groupes SharePoint, car l’environnement Microsoft 365 propose désormais des objets plus modernes et dont le périmètre d’usage est plus étendu.

6.2 Scénarios d’usage

Les groupes dynamiques Exchange sont idéaux pour les communications par mail lorsque vous avez besoin que les membres du groupe reflètent automatiquement les changements dans votre organisation, sans avoir à mettre à jour manuellement la liste des membres. Par exemple, une liste de distribution dynamique peut être utilisée pour envoyer des communications à tous les employés d’un certain département ou lieu géographique sans nécessiter de maintenance manuelle de la liste.

Bien que les groupes dynamiques Exchange offrent une flexibilité et une efficacité significatives pour les communications par mail, ils ne remplacent pas les groupes de sécurité pour la gestion des accès et des permissions dans l’écosystème Microsoft 365. Choisir le bon type de groupe en fonction des besoins spécifiques de votre organisation est essentiel pour une gestion efficace des utilisateurs et des ressources.

7 Boîtes aux Lettres Partagées

Dans Exchange Online, une boîte aux lettres partagée permet à plusieurs utilisateurs d’accéder et de gérer une boîte mail commune sans nécessiter une licence Microsoft 365 pour chaque utilisateur. Cela facilite la collaboration pour les équipes qui gèrent des communications communes, comme le support client ou les ventes.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Microsoft 365, Centre d’administration Exchange, PowerShell	Communication mail, règles de transport, distribution mail. Conformité lors de la destruction d’un compte utilisateur.	Oui

Les boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 sont un outil de collaboration conçu pour permettre à plusieurs utilisateurs d’accéder et de gérer une adresse mail commune sans nécessiter une licence individuelle pour chaque utilisateur. Elles sont idéales pour les équipes qui gèrent des fonctions telles que le service client, les ventes ou tout autre rôle nécessitant une gestion collective des mails. Voici une exploration de leur utilité et des considérations pour leur emploi.

7.1 Intérêt des Boîtes aux Lettres Partagées

Gestion Centralisée des Mails : Les boîtes aux lettres partagées offrent une plateforme unique où les mails destinés à un groupe ou à une fonction spécifique peuvent être reçus, lus et gérés par plusieurs utilisateurs autorisés.
Réduction des Coûts : Elles ne nécessitent pas de licences Microsoft 365 supplémentaires pour chaque utilisateur, ce qui en fait une solution économique pour la collaboration par mail.
Facilité d’Accès et de Collaboration : Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à la boîte aux lettres partagée via Outlook ou Outlook Web App (OWA), permettant une collaboration facile et en temps réel.
Organisation et Suivi : Avec la possibilité de catégoriser les mails, d’assigner des tâches et de suivre les interactions avec les clients ou les membres de l’équipe, les boîtes aux lettres partagées facilitent l’organisation et le suivi des communications importantes.

7.2 Limitations et Considérations

Gestion des Permissions : La gestion des accès à une boîte aux lettres partagée nécessite une configuration initiale par un administrateur, et tout changement dans les autorisations d’accès doit être géré de manière centralisée.
Fonctionnalités Limitées par Rapport aux Groupes Microsoft 365 : Contrairement aux Groupes Microsoft 365, les boîtes aux lettres partagées n’offrent pas de fonctionnalités collaboratives étendues telles que le partage de fichiers ou les calendriers partagés.

7.3 Conclusion

Les boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 sont une solution efficace et économique pour la gestion collective des mails au sein des équipes. Elles simplifient la communication et assurent que les informations importantes ne sont pas négligées. Toutefois, pour les besoins de collaboration qui dépassent la gestion des mails, explorer d’autres solutions comme les Groupes Microsoft 365 pourrait offrir des avantages supplémentaires en termes de fonctionnalités et de flexibilité. Une compréhension claire des avantages et des limitations des boîtes aux lettres partagées aidera les organisations à choisir l’outil le plus adapté à leurs besoins de communication et de collaboration.

7.4 Scénario d’usage

Dans une agence de design, l’équipe utilise une boîte aux lettres partagée « Projets@designagency.com » pour centraliser toutes les demandes clients. Chaque jour, les membres de l’équipe consultent cette boîte pour répartir les tâches : ils répondent directement aux clients, planifient les réunions, et partagent les mises à jour de projets. Cette méthode garantit que rien n’est manqué et que l’équipe reste synchronisée, tout en offrant un point de contact unique et professionnel aux clients.
Lors du départ d’un collaborateur, il est généralement souhaitable de conserver le patrimoine de messagerie de l’utilisateur. Il sera donc préférable de convertir la boite aux lettres de l’utilisateur en boite aux lettres partagée, avant de supprimer le compte. Un autre collaborateur pourra être désigné pour récupérer l’accès à cette boite aux lettres. Ce scénario évite d’avoir à maintenir une licence payante, tout en préservant le patrimoine de la messagerie.

8 Équipes Microsoft Teams

Les équipes Teams sont en réalité des Groupes Microsoft 365. La prépondérance de Teams dans l’écosystème Microsoft justifie cependant de les considérer selon le point de vue particulier de l’utilisateur Teams.

Les équipes et canaux de Microsoft Teams représentent le cœur de la collaboration dans Microsoft 365, offrant une plateforme robuste pour la communication, le partage de fichiers, et la gestion de projets au sein des organisations. Microsoft Teams permet de créer des espaces de travail collaboratifs où les membres peuvent interagir en temps réel, qu’il s’agisse de discussions, de réunions, de partage de documents ou de l’intégration d’applications tierces. Voici une exploration approfondie de leur utilité et des considérations pour leur emploi.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Centre d’administration Microsoft 365, PowerShell.	Collaboration d’équipe, partage de fichiers, réunions	Oui

Bien que techniquement considérées comme des « équipes », elles fonctionnent dans une capacité similaire à celle des groupes, permettant la collaboration, la communication, et le partage de ressources. Chaque équipe dans Microsoft Teams est liée à un groupe Microsoft 365 sous-jacent, héritant ainsi de ses capacités de messagerie et de collaboration.

Canaux dans Microsoft Teams

Les canaux Teams ne sont pas des groupes classiques, mais dans la mesure où ils disposent de leur propre annuaire, ce sont des objets réunissant des utilisateurs et donc, des groupes à part entière.

Messagerie	Création	Exploitation	Moderne
Oui	Microsoft Teams	Collaboration d’équipe, partage de fichiers, réunions	Oui

8.1 Intérêt des Équipes et Canaux dans Microsoft Teams

Collaboration en Temps Réel : Les équipes dans Microsoft Teams permettent aux membres de collaborer en temps réel, facilitant la communication instantanée grâce aux discussions de groupe, aux appels vidéo, et aux réunions en ligne.
Organisation Flexible : Au sein d’une équipe, différents canaux peuvent être créés pour se concentrer sur des projets spécifiques, des sujets ou des départements, permettant une organisation et une gestion des conversations et des ressources.
Intégration Étendue : Microsoft Teams s’intègre à de nombreuses autres applications Microsoft 365, comme SharePoint, OneNote, et Planner, ainsi qu’à une vaste gamme d’applications tierces, améliorant ainsi les flux de travail et la productivité.
Gestion des Fichiers : Les fichiers partagés dans les canaux sont stockés dans SharePoint, offrant une gestion documentaire puissante avec contrôle des versions et options de partage avancées.

8.2 Limitations et Considérations

Courbe d’Apprentissage : Pour les nouveaux utilisateurs, la richesse des fonctionnalités de Teams peut représenter une courbe d’apprentissage, nécessitant une formation pour en tirer pleinement parti.
Gestion des Notifications : Avec l’activité intense dans plusieurs canaux et équipes, la gestion des notifications et le maintien de l’attention peuvent devenir un défi, nécessitant une configuration attentive des alertes.
Performance avec de Grandes Équipes : Dans les très grandes équipes avec de nombreux membres, certains utilisateurs peuvent éprouver des difficultés avec la navigation et la performance de l’application, surtout si la bande passante est limitée.
Confidentialité et Sécurité : Bien que Teams offre de robustes fonctionnalités de sécurité, la gestion des accès et la confidentialité des informations dans les canaux nécessitent une attention particulière, surtout pour les canaux privés versus les canaux publics au sein d’une équipe.

8.3 Conclusion

Les équipes et canaux de Microsoft Teams sont des outils indispensables pour la collaboration moderne dans Microsoft 365, offrant une plateforme intégrée pour la communication, le partage de fichiers, et la gestion de projet. Leur utilisation peut transformer la manière dont les équipes interagissent, prennent des décisions, et réalisent leurs tâches. Cependant, une utilisation efficace de Teams requiert une bonne planification, une formation adéquate des utilisateurs, et une gestion attentive pour éviter la surcharge d’informations et assurer la sécurité des données. En adoptant une approche stratégique pour déployer et utiliser Microsoft Teams, les organisations peuvent maximiser la collaboration tout en maintenant l’efficacité et la productivité.

9 Considération sur les listes de distribution, Groupes de sécurité à extension de messagerie et boites partagées

Ces trois types d’objets sont capables de répondre au besoin de ventiler des messages à partir d’une adresse unique vers plusieurs utilisateurs ou groupes. Cependant, il est important de prioritiser le bon type d’objet pour répondre aux contraintes de conformité et pour proposer à vos utilisateurs le bon niveau fonctionnel.

Eliminons de suite les listes de distribution, car nous avons déjà précisé qu’il était systématiquement préférable d’implémenter des groupes de sécurité à extension de messagerie. Reste à comparer ce dernier avec une boite aux lettres partagée.

La différence essentielle est que le groupe de distribution n’est qu’une adresse de rebond qui ne dispose pas d’une boite aux lettres. Ainsi, si j’ajoute un membre à ce groupe, il ne disposera d’aucun historique ou contexte. Au contraire, la boite aux lettre partagée conserve l’historique des échanges par messagerie. Si j’ajoute un membre à cette boite aux lettres, il disposera de l’accès à l’ensemble du contenu de cette boite aux lettres. C’est très utile en cas de turn-over, d’intégration d’un salarié temporaire ou d’un stagiaire.

Rappelons-nous cependant qu’une boite aux lettre partagée ne peut être utilise comme objet de sécurité, par exemple pour attribuer des accès à un service.

10 Considération sur les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint

La promotion à tort et à travers des groupes Microsoft 365 par l’éditeur amène à des situations chaotiques, complexes à administrer et à expliquer. Ainsi, de nombreux client se retrouvent à penser que leur groupe créé initialement peut tenir lieu d’Intranet… Au déficit du site SharePoint racine, créé par défaut lors de la provision du tenant. Si cela peut être indolore pour les petites organisations, cela complexifie au moins inutilement les chemins d’accès (URL et les liens générés). Au pire, cela impacte la sécurité des données et la conformité des droits, car les accès consentis depuis SharePoint sont impactés par le modèle de sécurité des groupes 365 et vice versa.

Nous recommandons de prioritiser le site SharePoint racine créé par défaut pour tout usage de type Intranet, serveur d’entreprise, migration depuis un NAS ou un repository autrefois partagé entre collaborateurs.

Les espaces de fichier générés par les groupes Microsoft 365 doivent être limité à la fonction du groupe.

11 Considérations sur les groupes de sécurité Microsoft 365 et Entra (Azure AD)

Les deux types de groupes peuvent être utilisés pour contrôler l’accès aux applications et services dans Microsoft 365, mais les groupes créés dans Azure AD offrent une intégration plus profonde avec les services Azure et la possibilité d’utiliser des conditions dynamiques pour la gestion des membres.

En résumé, bien que les groupes de sécurité dans Entra (Azure AD) et ceux créés dans Microsoft 365 servent des objectifs similaires en termes de gestion des permissions et des accès, ils diffèrent par leur gestion, leurs capacités de messagerie, et leur intégration avec les services Azure et Microsoft 365. La sélection du type de groupe approprié dépend des besoins spécifiques de gestion des accès, de la communication au sein de l’organisation, et de l’utilisation prévue dans l’écosystème Microsoft 365 et Azure.

12 Conclusion

Les groupes dans Microsoft 365 jouent un rôle crucial dans la facilitation de la collaboration, la communication, et la gestion de la sécurité. Comprendre les spécificités de chaque type permet d’optimiser leur utilisation dans votre environnement de travail. En choisissant le type de groupe approprié pour chaque besoin, les organisations peuvent améliorer la collaboration et sécuriser efficacement leurs ressources numériques.

On regrette que Microsoft n’ait pas encore terminé la refonte du système des groupes. En effet, on ne peut que constater les nombreux recouvrements entre certains types d’objet avec des périmètres d’usage spécifiques. Cela complexifie beaucoup l’administration et cela ne permet pas une migration simple d’un type d’usage à un autre.

S’il était possible d’ajouter une propriété de messagerie aux groupes Entra dynamique, cela permettrait de ne plus disposer que de deux types de Groupes de sécurité : Statique ou dynamique.

En chemin pour cette simplification ultime, vous pouvez donc abandonner les groupes suivants :

Liste de distribution (à remplacer par un groupe de sécurité à extension de messagerie)
Groupe Exchange (à remplacer par un groupe de sécurité à extension de messagerie)
Groupe SharePoint (à remplacer à un groupe de sécurité Entra)
Groupe de sécurité Microsoft 365 (à remplacer par un Groupe de sécurité à extension de messagerie)

13 Synthèse

Type de Groupe	Création	Exploitation	Imbrication	Mail	Obsolète
Groupes Microsoft 365	Portail Microsoft 365 Portail Entra PowerShell	Teams, SharePoint Online, Planner	Oui	Oui	Non
Groupes de Sécurité dans Microsoft 365	Portail Microsoft 365	Orientés vers l’accès aux fonctionnalités de Microsoft 365	Oui	Non	Oui
Groupes de Sécurité à Extension de Messagerie	Portail Microsoft 365 PowerShell	Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365	Oui	Oui	Non
Listes de Distribution	Portail Microsoft 365 Portail Exchange PowerShell	Principalement pour la distribution d’mails	Oui	Oui	Oui
Groupes Dynamiques Exchange	Portail Exchange PowerShell	Communication mail, règles de transport	Non	Oui	Non
Boîtes aux Lettres Partagées	Portail Microsoft 365 Portail Exchange PowerShell	Communication mail, règles de transport, distribution mail	Oui	Oui	Non
Groupes de Sécurité créés dans Entra (Azure AD)	Portail Entra PowerShell	Accès et permissions sur des applications et services Microsoft 365	Oui	PowerShell	Non
Groupes Dynamiques Entra (Azure AD)	Portail Entra	Automatisation de la gestion des membres basée sur des attributs	Oui	Non	Non
Groupes SharePoint	Portail SharePoint	Gestion des permissions SharePoint	Oui	Non	Oui
Équipes Microsoft Teams	Teams Portail Microsoft 365 PowerShell	Collaboration d’équipe, partage de fichiers, réunions	Non	Oui	Non
Canaux Microsoft Teams	Teams	Collaboration d’équipe, partage de fichiers, réunions	Non	Oui	Non

Imbrication : Ce type de groupe peut-il faire référence à un groupe ou autre type de groupe ?
Mail : Puis-je envoyer un mail à ce type de groupe ?
Obsolète : Est-il recommandé d’éviter désormais d’utiliser ce type de groupe ?

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Les groupes dans Microsoft 365